Diseña tus días: Cómo organizar tu lista de quehaceres

29 de enero, 2020

La lista de quehaceres es una cuenta interminable de responsabilidades. Diseñada correctamente, es el primer paso hacia la productividad y el éxito, pero si no somos cuidadosos y anotamos cada deber sin organizarlos en base a nuestras metas, terminaremos con un día-a-día de quehaceres sin fin que nos dejarán exhaustos y frustrados.

En un artículo anterior, hablamos sobre el valor de programar metas claras y anotarlas. En este artículo cubriremos cómo diseñar tus días para enfocarte en las tareas que más importan y encaminarte hacia el éxito.

Cómo diseñar tu lista de quehaceres:

1. Profundiza antes de escribir

 Haz tiempo para pensar en tus metas, objetivos y prioridades antes de escribir tu lista de quehaceres.

Este es el primer paso para diseñar tus días y el que la gente siempre olvida. Cuando anotas cada tarea que te cae encima sin pensarlo dos veces, tu día se vuelve una sucesión de tareas que te dejan sintiéndote ocupado y frustrado. Pero no tiene porqué ser así. Profundiza sin distracciones y hazlo anualmente, trimestralmente y diariamente.

¿Cómo se profundiza? Separa un tiempo para pensar en lo que quieres lograr. Todo depende de tus metas y objetivos. Si lo que deseas es enfocarte en tu relación de pareja, por ejemplo, puedes programar un almuerzo con tu media naranja para hablar sobre expectativas y metas familiares. Del mismo modo, puedes tomarte un día libre para planear tu nuevo negocio o tus objetivos personales.

Claro, si sólo estás planeando tu día de mañana, unos minutos en silencio serán suficientes. La idea es que te des tiempo y espacio para pensar y planear honestamente, creativamente y sin distracciones. Hazte preguntas difíciles; analiza tus prioridades honestamente y se realista sobre tus límites de tiempo y otros obstáculos. Imagina lo que quisieras lograr al final del año, del trimestre o mañana, divide estos objetivos en tareas y planifica el resto de tus responsabilidades en torno a estas prioridades.

2. Elige tu herramienta de organización

 Diarios, agendas y cuadernos, ¡qué alegría! Para mí, este es el paso más divertido porque implica ir de compras por papelería. Aunque debo admitir que hay tantas agendas en el mercado que este paso puede resultar abrumador. Echémosle un vistazo a las mejores agendas y herramientas de diseño para programar tus días y planificar tus metas.

• Best Self Co. The Self Planner: Más que una agenda, el Best Self Planner es un planificador de vida que te durará seis meses y te ayudará a programar tus metas y gestionar tu tiempo según tus prioridades. Incluye plantillas de metas y páginas de reflexiones trimestrales, seguimiento de hábitos y seis páginas específicamente diseñadas para planear tus proyectos. Lo que me encanta de esta agenda es que te ayuda a profundizar, organizar tus quehaceres según tus objetivos y dar seguimiento a tus metas.

• The Full Focus Planner by Michael Hyatt: La agenda de «enfoque total» de Michael Hyatt es de 90 días, justo a tiempo para tu profundización trimestral. Esto significa que necesitarás cuatro agendas para todo el año, pero puedes empezar cuando sea. El Full Focus Planner busca incrementar la cantidad de tiempo y energía que le dedicas a los quehaceres en conexión con tus objetivos, y sigue el método de Michael Hyatt en donde se delinean tres metas trimestrales, semanales y diarias. La agenda incluye páginas para programar tus metas anuales, tu semana ideal, tus rituales diarios, espacio para darle seguimiento y revaluar tus metas semanales y trimestrales, en adición a la agenda diaria con enfoque en tus tres prioridades.

• The Bullet Journal: ¿Has visto esos cuadernos de puntitos que parece haber en todas las tiendas de papelería? Pues, esos son agendas de viñetas. A primera vista son unos simples cuadernos punteados y nada más; su valor está en el método, creado por el autor Rdyer Caroll y conocido como «el método KonMari para las miles de cosas que pasan por tu cabeza». Para seguir el método del bullet journal,deberás comprar un cuaderno punteado, crear un índice, un registro futuro, un registro mensual y otro diario, y dividir las notas y quehaceres en diferentes categorías, cada una con su propio símbolo: un punto para las tareas, un círculo para los eventos, un guion para las notas y un asterisco o una estrella para indicar la importancia. Lo mejor de este diario es que fomenta la creatividad (¡y las habilidades artísticas!) ya que lo puedes crear a tu estilo. Y es tan popular que es toda una revolución en los medios sociales, solo sigue el hashtag #bulletjournal para que veas por tus propios ojos.

• Cualquier cuaderno: Como dije anteriormente, lo más importante de diseñar tus días es pensar, visualizar y planificar. Escribir tus tareas te mantendrá responsable y enfocado, pero si no encuentras una agenda o un diario a tu estilo, consigue cualquier cuaderno que te guste y te inspire y crea tu propio sistema.

3. Programa tus prioridades y enfócate

Lo diré una y mil veces más: los proyectos se deben dividir en tareas manejables y programables. ¡Divide y vencerás! No te olvides de priorizar tus quehaceres y aprende a delegar o eliminar ciertas tareas por completo. Michael Hyatt (cuya agenda mencioné anteriormente) sugiere mantener un límite de tres quehaceres principales al día, que conlleven a alcanzar tres objetivos semanales y que juntos completen tres metas trimestrales. Recuerda priorizar las tareas relacionadas con tus metas; todas las demás responsabilidades deben programarse en torno a ellas.

Anota también los hábitos que quieras establecer y dales seguimiento. Por ejemplo, si este año uno de tus objetivos es dormir más, anota «acostarme a las 10:30 p.m.» en tu agenda como una tarea a realizar. Con esto en mente, se honesto y realista sobre el tiempo y energía que tienes a tu disposición y aprende a reevaluar tus prioridades cada cierto tiempo (por ejemplo, cada 4 o 6 meses).

Además de evaluar y programar tus objetivos, proponte enfocarte en ellos y trabajar sin distracción. Si quieres ser productivo, ¡concéntrate! Deshazte de las distracciones (sí, me refiero al correo electrónico y al celular) hasta que tus quehaceres estén bien hechos. Aparta y agenda un tiempo específico de tu día para ponerte al día con las redes sociales, tu correo electrónico, mensajes de texto, Whatsapp, etcétera. Así te das el gusto del ocio digital sin las interrupciones constantes a lo largo del día.

4. Mantén el hábito

Lleva tu lista de quehaceres contigo o tenla en donde la puedas accesar, preferiblemente sobre tu escritorio o en tu mesita de noche. La mejor forma de acostumbrarte a usar tu agenda es teniéndola disponible. Sino, estarás escribiendo recordatorios en notitas sueltas o en la palma de tu mano y no podrás organizarte bien. Querrás ver y revisar tu agenda constantemente a través del día, así que tenla contigo. Será importante cuando tengas que ver si tienes tiempo para programar otro quehacer; ahí en papel verás tus sueños y metas y no te atreverás a descuidarlas.

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