No estás TAN ocupado, Parte 2. Tienes prioridades

¿Cuántas veces has dicho, «Estoy tan ocupado» esta semana? ¿Cuántas veces lo has usado como excusa para rechazar una invitación? Francamente, estar ocupado es tan común en esta frenética y atareada sociedad que la palabra ya ha perdido su significado.

Todos estamos ocupados y todos disponemos de las mismas 24 horas en un día. Si somos honestos con nosotros mismos y con los demás, lo que en realidad decimos al proclamar que estamos ocupados es, «lo que me propones no es una prioridad para mí en este momento». Y probablemente sea cierto, aunque suene descortés.

A continuación, te paso unos datos para cuando alguien te pida que hagas algo y quieras decirle que estás muy ocupado.

5 formas de responder en vez de «Estoy muy ocupado»

1. Habla de tus obligaciones. Di exactamente en qué tarea o proyecto estás o estarás trabajando. No aburras a nadie con tu lista interminable de quehaceres, te bastará con relatar tu proyecto principal.
2. Prográmalo para otro momento. Si la invitación te interesa y es importante para ti, agenda el trabajo, la cena o el proyecto para otro momento cuando no entre en conflicto con tus obligaciones actuales.
3. ¡Si!: Podemos pasarnos horas hablando sobre la administración del tiempo, nuestras prioridades y cómo planificarlo todo, pero a veces nos toca reorganizar la agenda y dar un sí afirmativo. Utiliza tus sís con moderación, pues tienden a crear estrés en nuestros ocupados horarios.
4. ¡No!: Como mamá, educadora y coach ejecutiva, esta palabrita es muy importante en mi vida. El secreto está en saber respaldar el no y poder responder la inevitable pregunta de ¿Por qué no? para que tu no tenga más poder y firmeza.
5. Responde con alternativas: Supón que tu jefe te invita a almorzar un día que estás muy ocupado o una amiga que no has visto en años quiere pasar por tu casa para conocer a tu bebé recién nacido. Si sabes que la verdadera razón por la cual tu jefe te está invitando a almorzar es para saber cómo va el proyecto en el que estás trabajando, mándale un email postergando el almuerzo y cuéntale con detalles cómo va el proyecto. Así actualizas a tu jefe y le das la información que necesita sin necesidad de ir a almorzar por dos horas. Igualmente, le puedes sugerir a tu amiga que hablen por Skype o video llamada y así conozca a tu bebé.

Tanto que hacer en tan poco tiempo: Estableciendo prioridades

El tiempo es tu bien más preciado. Y, aunque es importante aprender a rechazar invitaciones, proyectos y eventos que no son de tu prioridad, tienes también que saber evaluar adecuadamente tus prioridades para lograr el codiciado equilibrio entre el trabajo y la vida privada.

El ex presidente de Estados Unidos, Dwight Eisenhower, comprendió que todo lo que se hace en la vida y en el trabajo se puede clasificar por su importancia y urgencia. Utilizó estos dos atributos para priorizar sus tareas en una matriz que produce 4 estrategias diferentes.

• Cuadrante 1: Este es el cuadrante de la ACCIÓN. Las tareas en este cuadrante son importantes y urgentes, tal como ese memorándum que estás escribiendo a última hora mientras tu jefe espera impacientemente. Estas tareas hay que darles prioridad máxima.
• Cuadrante 2: Este es el cuadrante de la PLANIFICACIÓN. Las tareas en este cuadrante son importantes, pero no urgentes. Planifica y agenda estas tareas, pero no las olvides, pues este cuadrante es el más importante para lograr tus metas a largo plazo. Tus sueños de vida (como viajar, leer y aprender) corresponden en este cuadrante; así como también tus relaciones interpersonales (citas románticas con tu pareja) y tu salud (ejercitarte, comer saludable e ir al doctor). La mayoría de tu trabajo también debe estar presente en este cuadrante (como el memorándum que pudiste haber escrito con anticipación). Lee el artículo de la semana pasada, No estás TAN ocupado, Parte 1. Estás procrastinando en donde encontrarás datos y consejos para dejar de procrastinar, pues si dejas las tareas del cuadrante 2 para el último minuto se volverán tareas del cuadrante 1.
• Cuadrante 3: Este es el cuadrante de la DELEGACIÓN. Las tareas en este cuadrante son urgentes, pero no importantes. Hay que prestarle mucha atención a este cuadrante, pues muchos de nosotros nos pasamos la vida corriendo de un lado para el otro ocupándonos de tareas inútiles sin hacer nada. Para establecer prioridades hay que saber diferenciar entre lo que es urgente y lo que es importante. Delega las tareas urgentes, que no son importantes para ti. Así tendrás más tiempo para dedicarte a tus prioridades y alcanzar tus metas. Las actividades en este cuadrante no son las mismas para todo el mundo. Por ejemplo, mi esposo siempre me dice que no debo perder el tiempo en manualidades y decoraciones para las fiestas de cumpleaños de nuestros hijos. Según él, estas manualidades son tareas del cuadrante 3, pero yo disfruto tanto las manualidades que para mí son parte del cuadrante 2, pues si no estoy ocupada, me divierten muchísimo.
• Cuadrante 4: Este es el cuadrante de la PÉRDIDA DE TIEMPO. Las tareas en este cuadrante no son ni urgentes ni importantes. Todos conocemos este cuadrante muy bien, aquí es donde vemos Netflix hasta las dos de la mañana o nos enganchamos en Twitter en vez de trabajar.

¿Qué es lo importante para ti?

La Matriz de Eisenhower es una gran herramienta para priorizar tu tiempo. Sin embargo, cada quien define cómo clasificar las actividades, pues es una cosa muy personal. Por ejemplo, ver tele es considerado un pasatiempo inútil en comparación a la lectura. Pero si eres editora literaria y al final del día necesitas un descanso de la palabra escrita, ver el Clásico de fútbol en la tele con tu pareja puede ser un tiempo constructivo en la relación y un tiempo restaurativo para ti en lo personal. Así, la tele puede llegar a ser clasificada como una actividad del cuadrante 2, el más importante de los cuadrantes. Al fin y al cabo, para poder establecer nuestras prioridades, necesitamos saber quiénes somos y cuáles son nuestras metas a corto y largo plazo tanto en el trabajo como en nuestras vidas personales.

Así que toma en consideración esta matriz a la hora de organizar tus actividades y programar tus quehaceres. Si piensas en todo lo que tienes que hacer, no sabrás por dónde empezar. Clasifica tus actividades, tareas y proyectos según su importancia y urgencia y desarrolla un plan de acción más efectivo e intencional.

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